З життя архіву

Зустрічайте рубрику «З життя архіву»! У ній ми будемо знайомити вас із сучасним етапом життя архіву через роботу його керівництва і особливості діяльності основних відділів установи. Ви дізнаєтесь про початок життя документів у стінах архіву, багатство архівних сховищ та умови зберігання цих історичних джерел, їх наукове опрацювання, роботу з оцифровування архівних документів і важливу місію архівістів у доведенні до широких мас змісту архівних документів через організацію виставок, написання статей, публікацій, видання збірників архівних документів.

КЕРІВНИЦТВО АРХІВУ

Керівництво (директор) архіву:

  • здійснює керівництво діяльністю архіву, визначає посадові обов’язки і ступінь відповідальності заступників і керівників структурних підрозділів ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного;
  • затверджує положення про структурні підрозділи архіву, посадові інструкції працівників, структуру архіву за погодженням з Головою Укрдержархіву, штатну розстановку архіву та плани роботи архіву та звітує про їх виконання перед Укрдержархівом;
  • призначає на посади і звільняє з посад працівників архіву, приймає рішення щодо їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;
  • видає у межах своєї компетенції накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання;
  • представляє архів у судах, у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами та організаціями в Україні та за її межами;
  • розпоряджається коштами архіву в межах затвердженого кошторису на його утримання, забезпечує ефективне їх використання з метою вирішення виробничих завдань.

СЕКТОР ОРГАНІЗАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ТА ДІЛОВОДСТВА

  • здійснює забезпечення єдиного порядку документообігу, організацію роботи з документами, контролю за виконанням і підготовкою документів на архівне зберігання (первинне опрацювання вхідних документів, реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів, проходження документів в архіві і їх виконання у встановлені строки, контроль за оформленням документів, що подаються на підпис керівництву, та документів, призначених для відправлення);
  • організовує діловодство за зверненнями громадян, підготовку проєктів документів і розробляє інструкцію з діловодства;
  • організовує роботу, пов’язану з укладенням договорів (контрактів), бере участь у їх підготовці та здійсненні заходів, спрямованих на виконання договірних зобов’язань, забезпеченні захисту майнових прав i законних інтересів архіву. А також  пов’язану з приведенням нормативно-правових актів та iнших документів підготовлених іншими структурними підрозділами архіву до вимог чинного законодавства.
  • забезпечує формування номенклатури справ архіву, зберігання справ (за номенклатурою) у структурних підрозділах, проведення попередньої експертизи цінності документів, які утворились у процесі діяльності архіву, складання описів справ та їх зберігання до передачі на державне зберігання до фондів архіву.

ВІДДІЛ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕННЯ ТА ОБЛІКУ КІНОВІДЕОДОКУМЕНТІВ

  • приймає на постійне зберігання до архівосховища кіно-, відеодокументи НАФ та розміщує в архівосховищі; здійснює технічне опрацювання (маркування, пакування) кіно-, відеодокументів; проводить контроль технічного та фізичного стану кіно-, відеодокументів, їх реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення; організовує заходи з наведення порядку в архівосховищах;
  • веде державний облік кіно-, відеодокументів НАФ, фонду користування, страхового фонду; уточнює дані в облікових документах та вносить зміни до них; проводить паспортизацію архівосховищ кіно-, відеодокументів; виконує роботу, пов’язану з вилученням документів зі складу НАФ.
  • видає (приймає) з архівосховища кіно-, відеодокументи за замовленнями користувачів в установленому порядку; виконує роботу з підготовки кіно-, відеодокументів до оцифровування;
  • виконує роботу з перевіряння наявності кіно-, відеодокументів НАФ, обліку та розшуку невиявлених документів.
  • здійснює виконання робіт, спрямованих на фізичне збереження документів НАФ шляхом створення цифрових копій фонду користування аудіовізуальних документів, їх цифрової реставрації; здійснює найменування файлів цифрових копій та їх конвертування;
  • забезпечує виконання замовлень користувачів з виготовлення цифрових копій документів та контролює роботу технологічного обладнання.

ВІДДІЛ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕННЯ ТА ОБЛІКУ ФОТОДОКУМЕНТІВ

  • приймає на постійне зберігання до архівосховища фотдокументи НАФ та розміщує в архівосховищі; здійснює технічне опрацювання (маркування, пакування) фотодокументів; проводить контроль технічного та фізичного стану фотодокументів, їх реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення; організовує заходи з наведення порядку в архівосховищах;
  • веде державний облік фотодокументів НАФ, фонду користування, страхового фонду; уточнює дані в облікових документах та вносить зміни до них; проводить паспортизацію архівосховища фотодокументів; виконує роботу, пов’язану з вилученням документів зі складу НАФ.
  • видає (приймає) з архівосховища фотодокументи за замовленнями користувачів в установленому порядку; виконує роботу з підготовки фотодокументів до оцифровування; здійснює копіювання за замовленнями користувачів, для фонду користування та страхового фонду фотодокументів;
  • виконує роботу з перевіряння наявності фотодокументів НАФ, обліку та розшуку невиявлених документів; здійснює конвертування цифрових фотодокументів та цифрових копій фотодокументів у формати тривалого зберігання.

ВІДДІЛ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕННЯ ТА ОБЛІКУ ФОНОДОКУМЕНТІВ

  • приймає на постійне зберігання до архівосховища фонодокументи НАФ та розміщує в архівосховищі; здійснює технічне опрацювання (маркування, пакування) фонодокументів; проводить контроль технічного та фізичного стану фонодокументів, їх реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення; організовує заходи з наведення порядку в архівосховищах;
  • веде державний облік фонодокументів НАФ, фонду користування, страхового фонду; уточнює дані в облікових документах та вносить зміни до них; проводить паспортизацію архівосховищ фонодокументів; виконує роботу, пов’язану з вилученням документів зі складу НАФ.
  • видає (приймає) з архівосховища фонодокументи за замовленнями користувачів в установленому порядку; виконує роботу з підготовки фонодокументів до оцифровування;
  • виконує роботу з перевіряння наявності фонодокументів НАФ, обліку та розшуку невиявлених документів.

ВІДДІЛ ФОРМУВАННЯ НАФ

  • забезпечує комплектування архіву профільними документами (кіно-, відео-, фото- та фонодокументами, що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих державних установ, організацій і підприємств, які діяли раніше на території сучасної України; нагромадилися за час діяльності установ, організацій, підприємств незалежно від форми власності, об᾿єднань громадян, приватних осіб; надійшли у власність держави з-за кордону або зберігаються в інших архівах, музеях, бібліотеках); здійснює експертизу цінності, відбір і приймання на постійне зберігання до ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного профільних документів; складає описи постійного зберігання фото-, фоно-, відео-, кінодокументів, присвоює архівні облікові номери документам, внесеним до НАФ
  • здійснює координацію діяльності підприємств, установ, організацій і громадських об’єднань з питань архівної справи; перевіряє роботу архівних підрозділів в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності та підпорядкування, що перебувають у зоні комплектування архіву, з метою здійснення контролю за дотриманням вимог щодо умов зберігання архівних документів, порядку ведення обліку та доступу до них; проводить паспортизацію архівних підрозділів установ – джерел формування НАФ.

ВІДДІЛ ДОВІДКОВОГО АПАРАТУ

  • створює та удосконалює систему довідкового апарату до аудіовізуальних документів;
  • здійснює описування кіновідеодокументів, редагування та удосконалення архівних описів, їх каталогізацію;
  • здійснює наповнення електронного каталогу документів НАФ; веде роботу щодо удосконалення методів пошуку інформації за документами архіву, у тому числі із застосуванням інформаційних технологій.

ВІДДІЛ ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

  • здійснює інформаційне забезпечення користувачів за їх запитами та в порядку ініціативного інформування;
  • організовує експонування архівних документів або їх копій на виставках; здійснює публікацію архівних документів та оприлюднює відомості, що в них містяться, у засобах масової інформації, у тому числі електронних;
  • забезпечує проведення інформаційних заходів з оприлюдненням відомостей, що в містяться в архівних документах, під час зустрічей з громадськістю, екскурсій, презентацій, днів відкритих дверей, лекцій, конференцій тощо;
  • організовує роботу читального залу архіву (надає в установленому порядку довідковий апарат до документів для користування в читальному залі, організовує перегляд і прослуховування користувачами аудіовізуальних документів і забезпечує видавання копій документів на замовлення користувачів, у тому числі з виконання платних послуг) та бере участь в організації видавання документів у тимчасове користування за межами архіву.

СЕКТОР ПУБЛІКАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

  • здійснює публікацію документів НАФ (статей, тематичних добірок, оглядів, повідомлень про склад і зміст документів архіву);
  • організовує підготовку збірників документів, довідників, іншої наукової, науково-інформаційної, науково-популярної та навчальної літератури, у тому числі спільно з іншими інституціями.

ВІДДІЛ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЙНИХ РЕСУРСІВ

  • здійснює організацію та координацію робіт по створенню та впровадженню нових інформаційних технологій у структурних підрозділах архіву;
  • здійснює контроль за використанням системного та прикладного програмного забезпечення і збереженням інформаційного забезпечення, а також за функціюванням системи антивірусного захисту в інформаційно-телекомунікаційній системі архіву;
  • підтримує функціонування програмного забезпечення систем електронної обробки інформації архіву та зв’язку з мережею Інтернет;
  • адмініструє серверні операційні системи, системи управління базами даних, управляє правами доступу користувачів до Інтернету та ресурсам мережі архіву;
  • проводить організацію робіт із створення і використання КСЗІ на всіх етапах життєвого циклу комунікаційної мережі архіву.

ВІДДІЛ ФІНАНСОВО-ЕКОНОМІЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ТА БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

  • здійснює ведення бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності архіву; своєчасно та у повному обсязі перераховує податки i збори (обов’язкові платежі) до відповідних бюджетів;
  • складає фінансову та бюджетну звітність, а також державну статистичну, податкову та іншу зведену звітність;
  • забезпечує контроль за наявністю і рухом майна, використанням фінансових і матеріальних (нематеріальних) ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів;
  • контролює дотримання бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов’язань, їх реєстрацію в органах Державної казначейської служби та здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов’язань, правильність зарахування та використання власних надходжень бюджетної установи;
  • проводить аналіз даних бухгалтерського обліку та звітності, у тому числі зведеної звітності, щодо причин зростання дебіторської та кредиторської заборгованості, розробляє та здійснює заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, організовує та проводить роботу з її списання відповідно до законодавства;
  • забезпечує дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти, складає економічно обґрунтовані калькуляції собівартості послуг, що можуть надаватися за плату відповідно до законодавства, веде їх облік.

СЕКТОР УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

  • вивчає потребу в персоналі на вакантні посади в архіві та вносить відповідні пропозиції директору, забезпечує підготовку матеріалів щодо призначення на посади та звільнення;
  • здійснює документальне оформлення вступу на державну службу, її проходження та припинення, організовує складення Присяги державного службовця, забезпечує присвоєння чергових рангів з урахуванням результатів оцінювання службової діяльності державного службовця;
  • організовує роботу щодо розробки структури архіву, положень про структурні підрозділи та контролює розроблення посадових інструкцій працівників архіву;
  • перевіряє дотримання вимог законодавства про працю та державну службу, правил внутрішнього трудового розпорядку архіву;
  • забезпечує планування службової кар’єри, професійного навчання, планомірне заміщення посад підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної компетентності та стимулює просування по службі;
  • веде встановлену звітно-облікову документацію, здійснює облік військовозобов’язаних і призовників, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, обчислює стаж роботи в архіві та стаж державної служби;
  • розглядає пропозиції та готує документи щодо заохочення та нагородження персоналу державними нагородами, відомчими заохочувальними відзнаками, веде відповідний облік.
  • формує графік відпусток персоналу архіву, готує накази щодо надання відпусток, контролює їх подання та веде облік, здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників архіву.

ВІДДІЛ РЕСУРСНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

  • забезпечує утримання в належному стані будівлі архіву, в якій розташованіструктурні підрозділи та прилеглої території згідно з правилами та нормами санітарії та гігієни, охорони праці, пожежної безпеки, а також соціально-побутове та матеріально-технічне забезпечення структурних підрозділів архіву;
  • забезпечує утримання обладнання архіву у робочому стані, розробляє і впроваджує заходи щодо підвищення ефективності використання матеріальних ресурсів, зниження витрат і здійснює контроль за правильним та своєчасним проведенням інвентаризації матеріальних цінностей;
  • організовує забезпечення охоронного режиму архіву та забезпечує контроль за дотриманням правил протипожежної безпеки, стандартів та норм з охорони праці.
Copyright © 2021 Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г.С. Пшеничного.
Всі матеріали на цьому сайті розміщені на умовах ліцензії Creative Commons Attribution 4.0 International