TsDKFFA logo

Центральний державний кінофотофоноархів України
імені Г. С. Пшеничного - дорадчі органи

 Головна  |  Про архів  |  Контакти |  Вакансії  |  Анонси | Мапа сайту 

П О Л О Ж Е Н Н Я
про колегію Центрального державного кінофотофоноархіву України імені Г. С. Пшеничного

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ЦДКФФА України
імені Г. С. Пшеничного
20. 01. 2013 № 10

І. Загальні положення

1.1. Колегія Центрального державного кінофотофоноархіву України імені Г.С. Пшеничного(далі - архів) є консультативно - дорадчим органом, утвореним для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції, та для колективного обговорення найважливіших напрямів діяльності, перспектив розвитку архівної справи та діловодства.

1.2. У своїй роботі колегія керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Державної архівної служби України (Укрдержархіву), іншими актами законодавства України та цим Положенням.

1.3. Рішення про утворення колегії приймається директором архіву.

ІІ. Функції колегії

2.1. Колегія архіву :

1) обговорює і приймає рішення щодо перспектив і найважливіших напрямів діяльності архіву;

2) розглядає пропозиції щодо:

- удосконалення законодавства з питань, що належать до компетенції архіву;
- забезпечення співпраці з Укрдержархівом під час виконання покладених на архів завдань;
- реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства з профільних питань;
- розширення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи та діловодства;

3) обговорює прогнози, проекти цільових програм, планів розвитку архівної справи та визначає заходи щодо їх виконання;

4) розглядає питання про стан дотримання фінансової, бюджетної дисципліни, збереження та використання державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених недоліків;

5) розробляє пропозиції щодо вдосконалення діяльності архіву;

6) аналізує стан роботи архіву з основних напрямків діяльності;

7) розглядає результати роботи архіву;

8) аналізує стан дотримання законодавства з питань архівної справи, державної служби, організаційно-кадрової роботи та виконавської дисципліни;

9) розглядає питання правового і соціального захисту працівників архіву, охорони праці, техніки безпеки.

ІІІ. Склад колегії

3.1. До складу колегії входять: директор архіву (голова колегії), його заступники (за посадою), керівники структурних підрозділів архіву; керівники Укрдержархіву, посадові особи органів місцевого самоврядування, представники профспілки, громадських організацій (за згодою).

3.2. Кількісний та персональний склад колегії затверджується наказом Укрдержархіву за поданням директора архіву.

ІV. Організація роботи колегії

4.1. Організаційною формою роботи колегії є засідання. Засідання колегії проводяться, як правило, один раз на два місяці, позапланові - у міру потреби. Голова колегії може визначити іншу періодичність проведення засідань колегії.

4.2. У разі потреби можуть проводитися розширені засідання колегії, а також спільні засідання з колегіями інших органів виконавчої влади.

4.3. Робота колегії проводиться відповідно до затвердженого її головою плану засідань на півріччя. У плані зазначаються питання, що необхідно розглянути, особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів на засідання колегії, орієнтовна дата проведення засідань колегії.

4.4. Проект плану проведення засідань колегії формується на основі пропозиції голови та членів колегії, інших працівників архіву, які попередньо погоджують їх із заступниками директора.

4.5. Додаткові питання до затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені до порядку денного засідання колегії за рішенням її голови не пізніше ніж за п'ять днів до чергового засідання (у разі невідкладної потреби цей термін може коригуватися).

4.6. Дата, час та порядок денний засідання колегії визначаються головою колегії.

4.7. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретарем колегії, який не пізніше ніж за п'ять днів до засідання подає його голові колегії для погодження.

4.8. На розгляд колегії подаються:

проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання; довідка з питань порядку денного засідання колегії з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій ;
проект рішення колегії, завізований особами, які брали участь у підготовці питання; список запрошених осіб, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;
довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.

4.9. Членам колегії матеріали надаються не пізніше ніж за три дні до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день до засідання.

4.10. Особи, відповідальні за підготовку та подання матеріалів на засідання колегії, надають матеріали секретарю колегії не пізніше ніж за чотири дні до чергового засідання та несуть відповідальність за своєчасність і якість їх підготовки.

V. Порядок проведення засідання колегії

5.1. Засідання колегії веде її голова, а у разі його відсутності - особа, на яку покладено виконання обов'язків директора архіву.

5.2. Засідання колегії проводиться у разі, коли у ньому беруть участь не менше ніж дві третини загальної кількості членів колегії.

5.3. Члени колегії беруть участь у засіданнях колегії особисто. Якщо член колегії не може бути присутнім на засіданні, він має право попередньо подати голові колегії відповідні пропозиції у письмовій формі.

5.4. Порядок денний засідання і рішення колегії затверджуються членами колегії шляхом голосування.

5.5. Члени колегії, які беруть участь у її засіданні, реєструються.

Особи, запрошені на засідання колегії для розгляду окремих питань, можуть бути присутніми під час розгляду інших питань лише з дозволу голови колегії.

5.6. Члени колегії і особи, запрошені для участі у розгляді окремих питань, беруть участь в їх обговоренні, вносять пропозиції, дають необхідні пояснення. У разі схвалення ці пропозиції та зауваження вносяться до проекту рішення.

5.7. Рішення колегії приймаються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разі рівного розподілу голосів голос головуючого є вирішальним.

За рішенням головуючого може застосовуватися процедура таємного голосування.

Думка відсутнього члена колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій формі, розглядається на засіданні колегії і враховується під час голосування.

5.8. Головуючий на засіданні колегії може прийняти рішення про закритий розгляд питань порядку денного.

Під час закритих засідань колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що приймаються, здійснюється відповідно до законодавства.

5.9. У разі проведення спільних засідань колегій приймається спільне рішення. Голова колегії приймає рішення щодо присутності в залі під час засідання колегії представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомки і звукозапису.

5.10. Час для доповіді на засіданні колегії визначається у межах 20 хв., для співдоповіді – до 10 хв., для виступу під час обговорення – до 5 хв., для довідок – до 3 хв. У разі потреби головуючий може змінити тривалість виступів. Дебати припиняються за пропозицією головуючого.

5.11. Пропозиції та зауваження, висловлені учасниками та особами, запрошеними на засідання колегії, під час обговорення питання формулюються у письмовій формі і подаються секретарю колегії. У разі схвалення ці пропозиції вносяться до проекту рішення колегії.

5.12. Секретар колегії контролює своєчасність подання матеріалів, перевіряє правильність їх оформлення, організовує тиражування і забезпечення ними членів колегії, осіб, запрошених на засідання.

5.13. Після засідання колегії особа, відповідальна за підготовку питання, доопрацьовує протягом п'яти днів проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питання порядку денного, погоджує із керівниками заінтересованих структурних підрозділів, членами колегії.

Остаточний текст рішення візується особою, яка готувала питання, підписується секретарем колегії, після чого подається голові колегії на затвердження.

5.14. Рішення колегії проводяться у життя, як правило, наказом директора архіву. У разі виникнення розбіжностей між головою та іншими членами колегії під час прийняття рішення директор проводить у життя своє рішення, доповідаючи у разі потреби про розбіжності, що виникли, керівництву Укрдержархіву. Члени колегії також можуть повідомити свою думку керівництву Укрдержархіву.

Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу). 5.15. Рішення колегії оформляються протоколами, що підписуються головуючим на засіданні та секретарем колегії. Оформлений протокол секретар колегії подає на підпис голові колегії не пізніше ніж через 7 днів після проведення засідання.

Рішення спільних засідань колегій оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій та секретарями колегій.

5.16. Рішення колегії доводяться до відома членів колегії, керівників структурних підрозділів не пізніше ніж у двотижневий строк після засідання колегії.

5.17. Рішення колегії з питань, запропонованих до розгляду органом вищого рівня, доводяться до відома цього органу.

5.18. Стенографування (технічний запис) засідань колегії забезпечує секретар колегії.

5.19. Матеріали засідань колегії зберігаються в установленому порядку секретарем колегії.

5.20. Матеріально-технічне забезпечення засідань колегії здійснюється архівом.

VІ. Контроль за виконанням рішень колегії

6.1. Контроль за виконанням рішень колегії покладається на осіб, визначених у цих рішеннях.

6.2. Колегія систематично розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.

Склад колегії Центрального державного кінофотофоно архіву України імені Г. С. Пшеничного